A medida que la sociedad se vuelve cada vez más dependiente de los procesos digitales, los mecanismos tradicionales de hacer negocios se han vuelto más automatizados, con una serie de sectores industriales ansiosos por aprovechar una base de consumidores cada vez más conocedores de la tecnología. Si bien los últimos diez años han visto una gran cantidad de dispositivos de comunicación electrónica en el mercado, también se ha demostrado la necesidad de que las empresas reemplacen los procesos en papel con modelos más eficientes, y las firmas electrónicas basadas en la tecnología de firma digital están liderando .
Si bien la adopción de las firmas electrónicas se ha generalizado en el sector público y privado, la conciencia del mercado ha estado, de alguna manera, limitada por la falta de comprensión sobre cómo la tecnología de firma digital se ajusta a la imagen. Si bien las firmas electrónicas han sido reconocidas como un concepto legal en la ley federal desde el año 2000, existe evidencia anecdótica que sugiere que para la persona promedio, una firma digital es lo mismo. Sin embargo, ciertamente este no es el caso y los términos definitivamente no son intercambiables.
Firma electronica
Una firma electrónica es, como su equivalente en papel, un concepto legal. De acuerdo con la Ley de Firmas Electrónicas de los Estados Unidos en el Comercio Global y Nacional, una firma electrónica es un «sonido electrónico, símbolo o proceso adjunto o asociado con un contrato u otro registro y adoptado por una persona con la intención de firmar un grabar.»
Firmas digitales
Las firmas digitales, por otro lado, se refieren a la tecnología de cifrado / descifrado sobre la cual se construye una solución de firma electrónica. Una firma digital por sí sola no es un tipo de firma electrónica. Por el contrario, el cifrado de firma digital asegura los datos asociados con un documento firmado y ayuda a verificar la autenticidad de un registro firmado. Usado solo, no puede capturar la intención de una persona de firmar un documento o estar legalmente obligado a un acuerdo o contrato.
Una solución que simplemente firma documentos digitalmente a menudo carece de conjuntos de características que se encuentran comúnmente en las mejores soluciones de firma electrónica, incluida una interfaz de usuario (UI) lista para usar, así como la gestión de transacciones y las capacidades avanzadas de personalización del flujo de trabajo utilizadas en transacciones más complejas que tocan al cliente.
La conclusión es que cuando se busca una solución para administrar tus procesos de firma, es importante asegurarse de que se basa en la tecnología de firma digital para garantizar la integridad del documento y las firmas subyacentes. Sin firmas digitales, tus transacciones basadas en documentos pueden no ser legalmente vinculantes, lo que lo pone a usted y a tu organización en riesgo en caso de cumplimiento o caso legal.
Capturando y asegurando evidencia con firmas digitales
Para asegurarte de que tus contratos digitales sean exigibles legalmente, busca una solución de firma electrónica que capture una pista de auditoría integral y utiliza una firma digital para protegerla y a prueba de manipulaciones.
La recopilación de evidencia electrónica sólida se puede lograr capturando el proceso completo de firma electrónica experimentado por el firmante. Esto incluye la apariencia exacta y el orden de todas las pantallas web, documentos y divulgaciones legales que se presentaron, junto con el tiempo que una persona pasó en cada página y todas las acciones que tomó durante el proceso de revisión y firma, como hacer clic en los botones para aceptar , firmar, iniciar y confirmar.
Cuanta más evidencia capture una organización sobre qué proceso se usó, mayores serán las posibilidades de que el documento firmado se haga cumplir en un tribunal de justicia. Y eso es algo que la mayoría de las organizaciones que contemplan las firmas electrónicas pueden respaldar. Si bien muchas soluciones de firma electrónica en el mercado pueden cumplir con los requisitos de línea de base descritos por la Ley ESIGN, las organizaciones que buscan minimizar el riesgo de registros no exigibles deben intentar elevar el listón al elegir una solución de firma electrónica basada en la tecnología de firma digital.
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