¿Qué son las firmas electrónicas y cómo elegir la correcta para mi negocio?

Probablemente ya escuchaste sobre ‘firmar sin papel’ y podrías estar en el proceso de realizar este cambio en tu empresa. Puedes estar pensando en la implementación de la firma electrónica por varias razones, entre ellas:

  • Para reducir el costo en documentos de papel
  • Para aumentar el retorno de la inversión a través de una mejor colaboración
  • Para ahorrar tiempo en los procesos
  • Para aumentar la movilidad de interacción de documentos

Por esos y otros motivos, a menudo las empresas se enfrentan a un obstáculo en lo que respecta a las firmas. Imprimir y firmar físicamente cada vez que se necesita una firma, no es práctico ni eficiente, e interrumpe lo que debería ser un flujo de trabajo electrónico eficiente.

Aquí es donde entran en juego las firmas electrónicas. Al reemplazar las firmas de tinta con las firmas electrónicas, las empresas pueden mantener sus flujos de trabajo de documentos en formato electrónico y sin papel para obtener los beneficios mencionados anteriormente.

¿Qué es una firma electrónica (eSignature)?

En pocas palabras, una firma electrónica es la versión electrónica de una firma manuscrita.

Las firmas electrónicas no están definidas muy específicamente y el término puede aplicarse a una variedad de acciones de firma, desde simplemente marcar una casilla, ingresar tus iniciales, escribir tu nombre, insertar una imágen de tu firma manuscrita, a usar una firma digital basada en criptografía.

Todas las firmas electrónicas no son iguales

El nivel de seguridad y la legalidad de estos diversos tipos de firmas electrónicas varía enormemente. Una firma electrónica debe cumplir reglamentaciones específicas para ser aceptada como una alternativa viable a las firmas físicas.

Gran parte de la aceptación legal de las firmas electrónicas y la aceptación por parte de las propias compañías, considera la confianza como principal característica. ¿Puedes confiar en que la persona que firmó es quien dice ser? ¿Puedes confiar en que lo que se firmó no ha sido alterado? ¿Puedes confiar cuándo se aplicó la firma? No todas las firmas electrónicas pueden responder positivamente a esas preguntas.

Imagine que envías un recibo a un cliente y agregas una imagen de tu firma para mostrar que es legal. Un hacker intercepta este medio y la altera antes de enviarla al destinatario. El destinatario paga su recibo, pero tú no recibiste el pago. Al hacer una revisión profunda, tu cliente descubre que ha pagado a una cuenta bancaria incorrecta. En este caso, aunque se aplicó una firma electrónica, no ofrece ninguna confianza con respecto al contenido del documento.

Las firmas digitales ofrecen más confianza que otros tipos de firmas electrónicas y son una forma comprobada de garantizar que los documentos enviados y firmados electrónicamente no se hayan manipulado de ninguna manera, que el remitente pueda ser fácilmente reconocido y que el remitente sea quien dice ser.

Sin una firma digital, no puedes estar seguro de que un hacker no intercepte y altere tus documentos. Al agregar una firma digital, tus clientes pueden estar seguros de que están enviando su dinero a una persona real.

Importancia de las firmas de confianza pública

En el ejemplo anterior de un pago a la persona incorrecta, descubrirás que es un caso que sucede a diario. Sin embargo, la confianza en la integridad del documento no es el único tipo de confianza que debes considerar en tu firma electrónica.

La confianza pública es esencial si envías documentos a terceros o utilizas ciertos tipos de software para documentos. Sin la confianza del público, tus destinatarios verán mensajes de miedo advirtiéndoles que no confíen en tu firma cuando abran el documento en un software común como Microsoft o Adobe. Estas empresas tienen requisitos técnicos para el uso de sus productos, lo que significa que debes tener una Firma digital para aprovechar al máximo el servicio.

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